Faktureringsprogram

För några artiklar sedan gick vi igenom betydelsen av gratis faktureringsprogram. Nu är det dags att ta en titt på de riktiga faktureringsprogrammen. För att tjäna pengar krävs det att du fakturerar dina kunder. För att kunna fakturera behöver du kunder och för att skaffa kunder måste du skriva offerter. Att göra så kallade ”offert bombningar” hör till vanligheterna. Många företagare förknippar offert bombningen med att nå ut till så många som möjligt på kortast möjliga tid. Som egenföretagare har jag själv varit mottagare till många av dessa offertbombningarna, det är väldigt sällan några av deras anbud leder till någon affär. Inte för att jag inte skulle köpa deras tjänster men att deras erbjudande inte var relevant eller personligt .Det gäller också att utforma fakturan på ett korrekt sätt enligt skatteverket och deras regler, den ska också följa god redovisningssed, i den mån att fakturan innehåller de uppgifter som uppfyller den.

Ett faktureringsprogram som inte är gratis har oftast flera funktioner som kan hjälpa dig att råda bot på på ovanstående problematik. För att göra det hela lite tydligare ska vi gå igenom några grundläggande funktioner som finns i de flesta faktureringsprogrammen.

Orderfunktion

Orderfunktionen är en funktion vars syfte är att ge användaren en tydlig överblick i de anbud som har lämnats till kunder. Den ämnar också att snabba på skapandet av själva offerten samt att ge offerten ett professionellt utseende. Det fina med den överblick som skapas är du kan se när anbuden/offerterna löper ut och vad du kan vänta dig i den mån kunderna accepterar/tackar nej till dina anbud. Oftast finns även funktioner för att göra om offerten till en faktura. I och med att ditt anbud innehöll de produkter/tjänsterna du tänkt sälja, antalet och priset på dem går det att göra om till en faktura.

Avtalsfakturering

Avtalsfakturering går lite lättare att benämna som ”återkommande fakturor”, du och din kund avtalar om ett pris att betala per vecka/månad/år att skapa dessa fakturor är jobbigt till och med i ett faktureringsprogram. De ska få ett eget löpnummer du behöver hela tiden kolla upp ifall du fakturerat kunden, du får manuellt hålla koll på att fakturan skapas i tid osv. Avtalsfakturering är en funktion som är framtagen för att kunna avlasta dig med dessa problem. Du ställer helt enkelt in hur ofta, vilken kund och på hur mycket fakturan ska vara på, så sköter programmet resten. Det skapar fakturan, det mailar den till kunden(om det är inställt så) och håller koll på när det är dags att skicka påminnelse.

Prislistor

En underskattad funktion tills dess att du behöver den. Prislistor är precis vad det låter som en prislista över de produkter och tjänster du lagt in i programmet. När företaget växer och det görs volymköp, blir det allt vanligare att dela upp kunderna utifrån den mängd de köper och samtidigt justera priset. En praktiskt användning av funktionen prislistor är att göra en prislista där varje produkt kostar 10kr, döp den till exempel ”max 100 produkter”. Därefter gör du en ny prislista där produkten du säljer kostar 8kr den döper du till ”max 1000 produkter”. Nu har du skapat prislistor som genom sitt namn berättar när de ska användas och samtidigt rabatterar vid volym köp.

Kundreskontra

Kundreskontra är programmets egna register över det händelser som du har med varje kund. Exempelvis hur mycket har du fakturerat kunden X och hur mycket har kunden Y köpt under förra månaden? Ett kundreskontra kan ge ovärderlig information om vilka av dina kunder som står för de stora inköpen, hur regelbundna inköpen är samt hur stor del av omsättningen som vissa kunder utgör.

Att köpa rätt faktureringsprogram är viktigt, många gånger kan ett felköp leda till att du antingen får köpa dig ett extra faktureringsprogram alternativt att du får lägga ner onödig administrativ tid på att utföra arbete som programmet kunde gjort åt dig. Ett faktureringsprograms uppgift är till syvende och sist att hjälpa dig med din fakturering.